Les outils de notifications de masse permettent aux organisations de communiquer rapidement et de manière efficace pour assurer la continuité des opérations lors d’évènements inattendus. Qu’il s’agisse d’un organisme public ou privé, de grande ou petite taille, la transmission immédiate d’information à une audience donnée reste un élément clé de la continuité d’activité.

Lors d’une crise, chaque seconde est importante. Les personnes impactées doivent être informées de la situation, savoir comment réagir et être tenues au courant de l’évolution des choses en temps réel.

Les systèmes de notification permettent de répondre à des besoins variés allant de mises à jour opérationnelles à des consignes de passage à l’action. Cela est facilité par le fait que ces systèmes offrent une approche multimodale qui permet aux organisations de communiquer au travers de divers dispositifs ( SMS, emails, appels voix, etc.) et d’assurer l’acheminement des messages et ce malgré l’interruption possible de certains services.

Une solution de notification d’urgence fiable et solide doit répondre à des critères uniques qui en font un outil extrêmement efficace pour faire face à des conditions exceptionnelles. Parmi les cas d’utilisations, on retrouve par exemple :

• Les alertes météorologiques de grande ampleur pour permettre aux équipes de gestion des opérations d’informer le personnel lors d’une clôture de site, d’une interruption de trafic, de conditions de danger ou pour communiquer sur des actions à mener. (Alertes neige, tempête, inondation, feux de forêt, etc.)
• Les attaques violentes ou manifestations impromptues sur le site de travail pour aider les agents opérationnels et le personnel de sécurité à protéger les personnes et le matériel.
• Les alertes informatiques pour informer les employées d’une interruption service, d’une attaque de pirate et/ou pour envoyer des mises à jours régulières sur la disponibilité du service.
• Les situations de tireur(s) actif(s) pour communiquer les consignes de sécurité aux individus en danger et les diriger vers des zones sécurisées. (Attentats, Enlèvements, Braquages, etc.)
• Les interruptions de courant pour communiquer rapidement sur les actions à mener dans l’immédiat et informer sur la restauration des installations et la reprise du service.
• Les communications aux fournisseurs, clients et autres parties prenantes externes pour les tenir informés des opérations lors du déroulement d’un évènement inattendu (interruption des livraisons ou du service, etc.)
• La gestion des plans de continuité d’activité pour fournir des stratégies de communications claires et élaborées aux décideurs, employées, fournisseurs et clients. (Utilisation pendant les exercices de crise par exemple).

Dans la plupart des situations de ce type, le temps de réaction et de la plus haute importance et se limiter à envoyer un email qui risquera de n’être lu qu’après coup ne suffit pas. Lorsqu’ une crise menace d’éclater, un outil de notification de masse peut permettre de contacter rapidement et efficacement tous les personnes impactées et de solliciter leurs réponses pour procéder à un suivi de crise en temps réel et leur porter assistance.

A titre d’exemple, le 23 Novembre 2016, ce type d’outil est devenu d’un intérêt vital pour le conseil régional du Dorset au Royaume-Uni. Via l’outil, il a déclenché son plan d’alerte et informé les organisations locales de la présence d’un obus non explosé dans la zone de Corfe Mullen. La diffusion rapide des messages aux acteurs du terrain via plusieurs dispositifs tels que des messages vocaux sur les lignes fixes et mobiles ou SMS a permis une très forte participation à la téléconférence de crise organisée de l’incident.

Quelle leçon peut-on tirer de cette expérience ?

Les organisations de toute taille ont besoin d’échanger des informations critiques et de s’équiper des moyens pour le faire. Quelle que soit l’industrie et la zone géographique, ce type de système permet d’assurer la continuité des opérations, la sûreté des individus et des biens et de limiter d’éventuels dégâts. Il compte désormais parmi les outils essentiels de la gestion de crise.

Cet article a été écrit en partenariat avec la société OnSolve.

OnSolve est le leader mondial des solutions web de communication de masse et d’urgence.

Leurs plateformes et services disponible 24/7/365 assurent la fluidité et simplicité des communications et répondent aux besoins des organisations en termes de communication via une grande diversité de dispositifs. Leurs solutions permettent de sauver des vies, de limiter les dégâts et de réduire les coûts de gestion lors des crises.

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